むしろ問題なのは、いつも「メールが届いていないか」と不安になって何度もメールを確認しないと気がすまなかったり、通知をオフにできなかったりするマインドです。
そんなに気にしなくても、9、11、13、15、17時など時間を決めてメールをチェックし、さらにすきま時間を使って件名をチェックしていれば、問題はありません。
それよりも、先方に慌ててメールを送ることによって、誤字や添付ファイルを忘れて何度も送ってしまったり、「様」や「御中」をつけ忘れたりするほうが、よほど失礼です。
もしすぐに返信が欲しい場合なら、先ほども言ったように、先方から電話など何かしらのアクションがあるはずです。それがないことに安心して、ここは慌てずに返信してください。
もちろん、返信が速いこと自体は良いことです。
しかし、繰り返しますが、焦って間違えたり、不正確のメールを送ったりするより、「1営業日以内に正確なメールを送る」と決めておくほうが、自分にとっても、受け取る相手にとっても望ましいのです。
30分で返信しようが、1時間で返信しようが、先方の印象はさほど変わりません。急ぎの用件でなければ、焦らずに必要事項をもれなく伝えることを第一に考えてメールを作成しましょう。
メールは返信をすることが目的ではありません。意思疎通のツールとして情報を正確に伝えることが目的です。
仕事は信頼関係で成り立つもの。慌てて返信して信頼を失っては、元も子もないですよね。
「お客様へのメールは、速さより正確さを優先する」
これを第一に考えて返信しましょう。
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