ケース5：相手から返信がない、返信が遅い。
出欠の有無、依頼に対する対応の可否、問い合わせに対する返答など、待っているのに相手からの返信がないということがあります。
確認を急いでいるときほど、なかなか返信をくれない相手に対するイライラした気持ちが、メールにも反映されてしまいがちです。
「○○の件、どうなっていますか？」「△△の回答はまだですかね」といったストレートな催促は、先方が「今、送ろうと思っていたのに」というようなときや、「こっちだって大変なんだ」という状況の場合は、反感を買うこともあるので注意が必要。
メールを受け取ったことや送信したメールの内容を、相手が忘れていることもあるので、確実な返答がほしい、急いで確認したいという場合は、メールから電話に切り替えた方が得策です。
その際は次のように切り出します。
「先日、メールでお伝えしたのですが○○の件はいかがなりましたでしょうか？」
「○○の件はいかがなりましたでしょうか？」の部分は、「○○はご出席（参加）いただけますか？」「○○のご返答をまだいただけてないようなのですが」と、内容に合わせてアレンジを。
上記のフレーズは、メールで催促・確認する場合も応用して使えます。
期日が近づいている用件や、相手の対応状況が分からず不安を感じたときは、
「○○の件はいかがなりましたでしょうか？」
期日を過ぎても連絡がない場合は
「○日にはご連絡（ご提出）をいただけるとのことでしたがいかがでしょうか」
といった感じで打診します。
「当方の作業は8割がた完了しておりますので、（相手の作業分）をいただき次第、仕上げにかかります」
「△△様の必要部数のご連絡をいただき次第、見積もりをとりますので、できましたら本日中にご連絡いただければ幸いです」
……のように、こちらの進行状況や段取りを具体的に知らせるのも、一つの方法です。
軽く相手にプレッシャーを与えることで、相手の対応を急いでもらう効果をねらいます。
お互いが相手の状況が見えないために、返信や対応が滞る原因になっている場合は、催促のメールは角が立たないよう言葉を選びつつ、自分の方も困っている、待っているという実情を伝えることも必要と考えます。
『仕事美人のメール作法』
著者／神垣あゆみ
広島を拠点に活動するフリーランスのライター。若手ビジネスマン向けにメールマナーの基本を解説した『メールは1分で返しなさい！』（フォレスト出版）など著作多数。まぐまぐから無料メルマガ『仕事美人のメール作法』を配信中。
≪最新記事を読む≫
