ファイルの添付し忘れといった可愛いものから、社外秘のデータを得意先に送ってしまったという笑えないものまで、誰もがやってしまいがちな“メールでの失敗”。ビジネスメールのマナーを手とり足とり教えてくれる人気メルマガ『仕事美人のメール作法』では、以下のような典型的なメールの失敗例を5つ取り上げ、その対応策を紹介しています。
ケース1：相手の名前を間違えていた。
ケース2：敬称を付け忘れてメールを送信していた。
ケース3：添付ファイルの付け忘れ。
ケース4：NGな内容のメールを送ってしまった。
ケース5：相手から返信がない、返信が遅い。
ケース1：相手の名前を間違えていた。
タイプミスや思い違いで、相手の名前を間違えたままメールを送信してしまった……。
あってはならない初歩的なミスですが、間違いに気づいた時点ですぐに名前の表記を正し、お詫びのメールを送ります。
「お名前を書き誤り、申し訳ございません。大変失礼いたしました」
このときメールの内容は、名前を間違えたことのお詫びに徹します。
他の用件を盛り込むと、「お詫びのついでに」「ついでのお詫び」という印象を相手に与えてしまい、結果的にお詫びになりません。
逆に、相手に自分の名前を間違えられてしまった場合。
相手が間違いに気づいてないと分かった時点で、「私の名前は○○と申します」と早い段階で伝えておく方がよいでしょう。
訂正の切り出し方は、相手との関係性により変わります。
相手が故意でなく、うっかり間違えたのだと分かれば、用件の後に「ちなみに、私の名前は……」と付け足す程度でよいでしょうし、見知らぬ相手からの売り込みメールや不愉快な内容のメールには、名前を間違えていることを理由にきっぱり断ったり、拒否したりすることもできます。
いずれにせよ名前の間違いは、間違えた方も、間違えられた方もきまりが悪いものなので、送信前によく確認することが大切です。