新しい年が始まり、仕事でも新しいことに取り組みたいと感じている人も多いのではないでしょうか。けれども現実は、日々の業務を大量に抱えてそれをクリアするのに精一杯。まずは無駄に思える業務を洗い出す「仕事の棚卸」が必要なケースが多くあります。今回のメルマガ『毎月1000人集客するプロ講演家が教えるコミュニティづくりの秘訣』では、著者でベストセラー作家・起業家の岡崎かつひろさんが、「仕事の棚卸」によって不要だと思った業務をやめるため、上司にどう伝えたらいいか、正攻法と裏技的な方法の2つを教えてくれます。
「仕事の棚卸」は定期的に。不要な業務の減らし方
毎日、仕事に追われてばかりで、まったく終わらない。こう感じる人は多そうですね。そんな時は仕事の棚卸をすることが大切です。とはいえ、自分が人を使う立場であれば、不要な仕事を見つけてやめればいいので棚卸はしやすいでしょうが、部下の立場だったら難しいですよね。
たとえば、毎回会議のために頼まれる議事録作成や会議資料作成。最初は、上司も「今度、会議でこの資料が必要だから作って」「議事録を作って」と、本当に必要があって頼んでくるかもしれません。最初は必要があって作っていた資料や議事録も、毎回必ず必要とは限りません。ただ「上司から言われたから続けているだけ」となり、結果、不要な仕事がどんどん増えていく。
この「不要な仕事」を減らすためにも、定期的に仕事の棚卸をする必要があります。「そうはいっても自分で必要かどうか判断できない」という人もいますよね。こんなときは、上司との関係性が良好であれば、率直に聞くこと。
僕も、会社員時代に先輩から頼まれた仕事をずっとやり続けていたんです。ある時「これ、本当に必要かな」と思い、先輩に聞いてみたんですね。それでその先輩に「あの、これっていつまで続けますか？」と聞いたんです。そしたら「え？まだその仕事を続けてたの？もう必要ないよ！」と言われました（笑）。そんなことがあるので、必ず聞いたほうがいいです。
注意したいのが、上司に伝える時の言い方です。「この仕事は必要ないのでやめさせてください」という言い方をする人がいますが、これはNGです。もちろん必要ないことはやめたほうがいいし、率直に意見することも大切です。しかし、全体像が見えてないなかで「やる・やらない」の話をすると、けっこうな確率で揉め事に発展します。
対立する世代間ギャップ。うまい収め方は？
以前、こんな話をしてくれた方がいました。ある閑静な住宅街があり、ここ30年くらいのうちに新興住宅ができて、そこにいる人たちがどんどん変わってきました。ある時、町内会で公園の使い方について、議題が上がりました。 その公園はどういうところかというと、街の中心地にあるいいところです。いい場所にあるけど、禁止事項ばかりなんです。焚火をしてはいけない、ボール遊びをしてはいけない、かけっこしてはいけない、大量に人が集まってはいけない。にもかかわらず、お年寄りが好きなゲートボールはOK。若い子育て世代からしたら、せっかく公園があっても子どもたちが遊べないというのは不満ですよね。