「社会人4年目ですが、マルチタスクになると空回りしたりミスします。どう防げばいいでしょうか？」そんなお悩みが世界的コンサルティング会社マッキンゼーで14年間もの勤務経験を持つ、ブレークスルーパートナーズ株式会社マネージングディレクターの赤羽雄二さんのもとに届きました。赤羽さんは自身のメルマガ『『ゼロ秒思考』赤羽雄二の「成長を加速する人生相談」』の中で、マルチタスクで混乱しやすい人が、どうすれば冷静さを保ちながら仕事を整理し、ミスを減らしていけるのかについて考えています。
マルチタスクになると、空回りしたり、ミスしたりします。どうやって防げばいいでしょうか。
Question
社会人になって4年目で、ようやく会社勤めにも慣れてきたところです。ただ、問題は、マルチタスクになると、空回りしたり、ミスしたりすることです。一つのことに集中している間はいいのですが、プロジェクトが複数走ったり、一つのプロジェクトの中でも複数のタスクを受け持ったりすると、空回りやミスが始まります。気にはしているのですが、お手玉を2つはできても、3つ4つは簡単ではないですよね。必ず一つ落とします。そうすると慌てるので、二つ目も落としたりします。どうすれば冷静にマルチタスクできるようになるのでしょうか。
赤羽さんからの回答
ご相談どうもありがとうございます。お気持ち大変よくわかります。
マルチタスクに取り組もうとして空回りしたり、ミスしたりするのは、相談者さんがだめなわけではありません。人は誰でも、複数の作業を同時に処理できるようにはできていないのです。
うまくやっているように見える人は、さりげなくシングルタスク化しています。
つまり、並行してやっているように見えても、一時にはシングルタスクにだけ集中し、それを次々に切り替えます。切り替えはそこまで大変ではないので、一定時間内にあたかもマルチタスクをしているように見えるだけです。
今後、ぜひ切り替えてみてください。意外に楽にできることがわかるはずです。
また、頭の中で「あれもこれもやらなきゃ」と考えている状態は、パソコンでいう「裏で無駄なアプリがたくさん起動してフリーズしている」状態です。パニックになりかけた瞬間に、頭の中にあるタスク、不安、気になることすべてをA4メモ書きにはき出します。
そうすると、何が気になっていたのか、何をしないといけないのか、しなくてもいいのかがすぐわかるので、ずっと楽になります。「今はこれに集中すればいい」ということが見えるからです。
後は、集中力を上げることで、誰でも処理能力そのものが向上します。
具体的には、集中したいとき、パソコンのメール受信通知の音を消します。画面にアラートが出る設定の方はそれを切るほうがいいです。そもそも、メール到着のアラートなどは不要で、ときおり受信トレイを見れば済む話です。
また、スマホの着信音も消します。代わりにバイブレーションにする、ということではありません。急ぎの連絡が来たらどうするんだ、という心配をされる方もおられるかもしれませんが、1時間に一度チェックすれば問題になることはありません。
そんなことより、仕事をさっさと進めたほうがよほどいいです。
ということで、マルチタスク問題は、心の持ちようでどうにでもなる、とご理解ください。
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