一流ビジネスマンは「仕事のキャパオーバー」をどう防ぐか？休息より主導権、科学的なタスク処理3つのポイント

最優先でやらなければいけないことはなにか？

名著『７つの習慣』に緊急度と重要度の２つの軸で考えるという話が出てきます。

あなたのタスクの優先度も、この緊急度と重要度の２つで評価していくのがよいでしょう。

ここで気をつけてほしいのが、『７つの習慣』とは優先順位が異なるということ。

『７つの習慣』では長期、つまりマクロな視点で重要度が高く、緊急性が低いものが優先であると説いていますが、今回の話題は今どうするか、というミクロな状況であり、重要度よりも緊急度が優先されます。

具体的な順位は以下の通りです。

ケースバイケースなところもありますが、まずは緊急度が高く、重要度が低いものからさばいてくのがよいでしょう。

特に軽いもの、あまり時間のかからないものから優先して作業していき、重要度が高いものを処理するためのリソースを確保していきます。

そして緊急度、重要度が低いタスクに関しては、主導権がないタスク同様に最悪やらずに後回し、という認識でも大丈夫です。

では、主導権がない仕事はどうするか？

主導権がある仕事の優先度を見直しができたところで、あらかた必要なリソースが見えてきたことでしょう。

そして、主導権がない仕事に関しては着手する余裕があるでしょうか？なければもうそれはできない仕事です。

やらないと決めた仕事に関してはなるべく早く上司に相談してタスクの振り直しをしてもらうようにしましょう。

もし自分で断れるようなら自分で断ってしまってもいいです。

自分に主導権がない仕事は、必ず他の誰かがさばけます。

以上が、私が考えるベストな対処法です。

普段からこれを意識していれば、今自分がどれだけ重いタスクを持っているかが感覚的に把握できるため、タスクを抱えすぎてしまうということも減っていくでしょう。

重要度や緊急度が変わることもあるので、常にこの２つの軸で自分のタスクを見直す習慣をつけておくとなおよいです。

私がプレイヤー時代は、毎週月曜日に抱えているタスクの重要度・緊急度をチェックし、これを上司との面談で確認していました。

リアルタイムで認識合わせをすることで、タスクのオーバーロードを防ぐだけでなくプロジェクト進行もスムーズに進めることができます。

もちろん仕事はパンクしないことが理想ですが、もし抱えすぎてしまった場合はこの緊急度・重要度の２軸でタスクの見直しをしてみましょう。

今回の実践ポイント

• 人はキャパシティを高く見積もってしまいがちなので、低めに見積もる 

• 優先度の設定。まず、「やらないこと」を明確にする。 

• 緊急度の高い仕事を優先する。重要度と緊急度は常に見直す。

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