いろいろな頼まれごとが重なって、自分のできる範囲を超えた量の仕事を抱えてしまったとき、頭がパニックになってあわててしまうこと、よくありますよね。そんな時はどうやってピンチを乗り切れば良いのでしょうか？ 今回のメルマガ『金田博之の「出世したサラリーマンが絶対やらなかったこと」』では外資系IT企業の日本法人代表をつとめる金田博之さんが、自分のキャパを超えたタスクが振られてきたときの対処法を伝授してくれています。
キャパを超えるタスクを抱えてパンクしそうなとき、どう乗り越えるか？
課題背景
仕事を覚えてきて、責任のあるポジションになればなるほど関わってくる案件の数も、責任の重さも大きくなっていきます。 特にリーダークラスの前段階に多いのですが、優秀な成績を収めているプレイヤーほど多くのオファーが舞い込んできます。 そしてそういった人は自身のキャパを大きく見積もりすぎたり、タスクを抱えすぎてしまうことが珍しくありません。
あなたがタスクを抱え込んでしまい、キャパオーバーしそうなとき、どうやってそのピンチを切り抜けますか？
休暇など、ストレスを軽減するためのリフレッシュ系はあんまり意味ありません。残念ながらストレスを減らしてもタスクは減らないからです。
よくある答えが 優先順位の見直し です。これは非常に惜しい答えだと思っています。 このような状況を乗り切るためには、ただ順位付けをして上から順番にこなせばいいというわけではありません。
デキるビジネスパーソンはこの「優先順位」の付け方に差がある、ということを今回は解説していこうと思います。
出世したサラリーマンはここが違う！
【出世できないサラリーマンの回答】すべてのタスクを処理しようとする
【出世するサラリーマンは】本当に必要なタスクに絞り込む
なぜ仕事を抱え込んでしまうのか？
前職で仕事を一緒にしたエンジニアを例に話します。
彼は開発を担当しているエンジニアの中でもひとつ抜けた存在で、サービスの理解度も高いため営業部から商品説明のために呼ばれたり、運用保守のサポートチームからもその人にオファーがいくような状況でした。
もちろん開発担当者なのでそこまでする必要はないのですが、人柄もよく非常に頼りになる存在だったため周りもそれに甘えていたのだと思います。
人がいい彼はすべて引き受けてしまい、本来やるべき開発のボリュームが膨らんできた結果、パンクしてしまいました。
優秀な人ほど自身のタスク管理、リソース管理もしっかりしていてこのようなことは起こりえないと思ってしまいますが、実はこのような優秀な人の方がキャパオーバーしてしまうことが多いのです。
優秀な人ほどたくさんのオファーが来ることが大きな要因の一つですが、そもそも人は自分の能力を実際の実力よりも高く見積もってしまう傾向があるのです。
これは心理学用語で「ダニングクルーガー効果」と呼ばれるもので、人は誰でも自分の能力を過信してしまう、特に能力が低い人ほどその傾向は強いそうです。
これに関する研究で、プロジェクトの作業時間の見積もりをさせ、実際にかかった作業時間を図ったところ、実に８割ものメンバーが予定工数を２割以上オーバーしていたという調査結果もあります。
これもキャパオーバーの例と言えるでしょう。
自分の能力を正確に見積もれていないこともそうですが、実際に仕事をしていると、イレギュラーが発生して予定をずらさなければいけない場面も考えられるため、自分がさばける仕事量というのは自分が思っているよりも少ないということをまずは頭に入れておきましょう。
それを踏まえて、どう対処していけばいいのかをお話します。
優先順位を見直して、本当に必要なタスクに絞り込むことです。