なぜ、あなたの会社の「報告会」は時間のムダなだけなのか?

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職場で「時間のムダ」と思われているもの、それが「報告会」です。そんな長いだけで話がなかなか先に進まない報告会について、無料メルマガ『販売力向上講座メールマガジン』の著者で接客販売コンサルタント&トレーナーの坂本りゅういちさんは、思考を一切引き出さないムダなものだとした上で、その改善方法を紹介しています。

思考を引き出す会

どんな職場でも、無駄な時間を使わされるというのが一番嫌なものだと思います。やりたい仕事も溜まっている仕事もあるような状況で、無駄だと感じてしまうような時間を強制されると、とてもテンションが下がりますよね。余計な労力だって使うことになるので、極力そういう場面は避けたいところです。

そして、そんな無駄な時間を使わされてしまう典型例が、思考を引き出すことのない会ではないでしょうか。

よくあるのが、報告会です。会議やミーティングなどという名目で、「こんなことがありましたよ」「こんな結果が出ましたよ」という報告をするだけの会のことですね。個人的には、これほど、時間の無駄だと感じることはありません。

なぜこれが無駄に感じてしまうかというと、紙やメールなどの事前資料で済んでしまうからです。読めばわかる、見ればわかるというような報告のために時間を使わされるのは、本当に無駄でしかなくて、それならば、別の方法で共有すればいいだけですよね。

本当に時間を使う必要があるのは、その報告(共有)を受けて、そこからどうしていくかを話し合い、決めていくことです。「こんなことがありましたよ」で終わるのではなくて、「だから、これからどうしていく?」。「こんな結果が出ましたよ」で終わるのではなくて、「その結果を活かしてどう動く?」が大事なわけです。

こうして、参加者それぞれの思考を引き出す会になっていなければ、その会の意義はとても薄いものになるでしょう。ですから、会議や簡易ミーティングなどに時間を割くなら、必ず参加者の思考を引き出すことが求められます

ただ、こういう話をすると、「いや、でも、意見を言わせようとしても、なかなか意見が出てこないんですよね」ということを言われます。でもこれも、やり方の問題だったりします。

なかなか意見が出てこないという会の場合、その会の中で報告共有をして意見を求めようとします。即座に意見を出せる人ばかりの集まりならいいでしょうが、例えば経験の浅い新人さんや、普段あまり意見を言わないような人が集まっていると、そりゃ意見は出ません。考える時間も足りないし、急に言われても困るよと嫌気がさす人もいるでしょう。

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