ミーティングで意識すべき3つのこと
では、ミーティングの際に、どのようなことを意識すべきか？3つのポイントをお伝えします。
1．目的を明確にさせる
無駄を防ぐためには、開催するミーティングが一体どのような種類のものなのか、目的を明確にさせる必要があります。
- 問題点を洗い出すためのものか
- 参加者にアイディアを広く求めるブレーンストーミングか
- 問題を解決するための議論の場なのかなど
主催者が、参加者に事前に案内をすれば、必要な準備もできます。目的を意識すれば、そのミーティングはより濃い内容となるでしょう。
2．参加する人数を調整する
あるとき、「なぜ同じ部署から3人なのか」と主催者に尋ねたところ、その答えは「……」、明確な返答は得られませんでした。
以前の職場では、無駄に人数を集めたミーティングを行っていました。部署全員が参加することで部署内でのフィードバックがなく、参加しただけのミーティングになっていました。
目的がわかれば人数を調節できます。重要なブレーンストーミングであれば、できるだけ多くの人間を参加させる。あるいは事前にできるだけ多くのメンバーの意見をヒアリングしておく。その上で限られた人数でミーティングを実施する。目的がわかれば、そんな判断ができるのです。
時給3,000円のスタッフが10人集まり、3時間のミーティングを行えば9万円のコストがかかります。5人で行えば4万5,000円。半分の金額が浮くだけではありません。ミーティングに出なかった5人は、合わせて15時間分、ほかの仕事をすることができるのです。
ミーティング内容を確認し、その人数が本当に必要なのか、その人選で合っているかを考えましょう。
3．終わり時間を決める
ミーティングをするうえで多いのが、終了時間を決めていないことです。
海外から来たビジネスパーソンが日本のミーティングで驚くことは、開始時間に対してはシビアなのに、終了時間がわからないことだそうです。
参加者は次の予定を決めるうえで、事前に終了時刻を知る必要があり、主催者も事前に告知する必要があります。
さらにここで言いたいのは、終りの時間をシビアに決めることです。1時間かかると思うミーティングなら45分で、30分なら20分で、とシビアに時間を設定します。そうすることで、今まで充分な時間をとっていたために気づかなかった無駄なことが、気づくようになります。
効率的にミーティングを終わらせるためには、議題のゴールをしっかりと決めておく必要があります。仮に問題解決を目指すのであれば、答えを導くところまで至ればゴール。しかし、ゴールに至らず時間オーバーになってしまうこともあります。いくら終りの時間をシビアに意識したとしても、問題が複雑なものであれば、どうやっても結論を得るまでに時間がかかります。
その場合、予定通りの時刻に終了して、日を改めてミーティングを行います。進行状況を見て、結論が時間内に出せそうかを予測する。主催者としての役目です。
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