さらなる対策
新入社員が電話を取らない、という問題もありました。これはどうしたらいいでしょう。
電話をする習慣が少ない社員にとっては、電話を取るのは怖いものです。相手はどんな人かわかりません。どんな内容の話になるかもわかりません。そもそも、電話での応対の仕方が分かっていません。
この問題も、日報と同じように練習をすることです。そうすれば、解決をします。例えば、社内電話で上司がお客様の役となって新入社員と話をしてはどうでしょう。まずは、電話に出たときのあいさつの仕方があります。次に用件の聞き方の練習です。取次の方法も練習します。お客様役の上司は、さまざまな問い合わせをして、ケースに応じた対応の仕方を覚えてもらうことです。数十回も練習をすれば、基本は身につくと思います。あとは、実践です。
また、着信音が鳴ったら、最低3回目までには電話をとると決めます。最初はうまく行かないでしょうが、大丈夫です。回数を重ねることで慣れてきます。こうした電話でのやり取りが、営業にも生きてくるはずです。
そして、もう一つ新入社員に必要な教育があります。それは、取引先やお客様とのメールのやり取りです。ラインなどでのやりとりに慣れている若い人たちはビジネスメールの作法を知りません。ついつい、用件名を入れないで送信してしまいます。挨拶文を書かないことも、自分の名前を名乗らない場合もあるでしょう。これは、入社時にしっかりと教えなければなりません。それこそ、テンプレートを渡しておくことも必要です。メールの書き方で、会社のレベルが判断されることもあります。しっかりとメール力をつけてもらいましょう。
いかがでしょうか。日報、ブログ、電話、ビジネスメール。上司と新入社員とでは、育ってきた環境が違います。コミュニケーションが苦手な新入社員もいますので、その対策を用意しておくことです。
■今日のツボ■
- コミュニケーションの苦手な新入社員もいる
- 簡単な日報やブログで、コミュニケーション力をつける
- 電話の取り方やメールの出し方も練習すると良い
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