【メール作法】相手の文を引用するのは失礼？専門家に聞いてみた

「下記」か「以下」か？

□質問□

以前からお尋ねしようと思っていましたが、会社での書類の記載について伺います。

会社では色々な稟議や、許可申請が上がってきますが、申請者の記載方法に下記2種類があります。

• 1）下記申請（を）ご許可下さい。
• 2） 以下の申請、ご（を）ご許可下さい。

要するに「下記」か「以下」のどちらかという問題ですが、理由は特にないものの、私は「下記」の方がしっくりくると思います。ご教示頂ければ幸甚です。　（読者 Tさん）

□回答□

「下記」も「以下」も会社関係の書類やメールでよく使われている言葉です。

意味を調べてみると「下記」は、ある文章のあとに書き記すことや、その文章を指します。対して、「以下」は、これから後に述べることを指す以外に、

• 数量・程度がある基準を含み、それよりも下であること
  例）100円以下は切り捨て
• 代表として挙げる語をはじめとして、それに類するもの全部
  例）社長以下の役員全員

といった意味もあります。

「記」で始まり、「以上」で終わる「記書き」がビジネス文書ではよく使われます。
※ 参考
【仕事美人】「記書き」に注目＜ メール仕様に書きかえる（3）＞VOL.1535

「記書き」の上にくる文では、「下記の通り」と「記書き」を指す一文を入れます。
辞書には、「以下」とは「下記」のこととしているものもあり、下にくる文章を指す場合には「下記」を使うのが適切と考えます。

image by: Shutterstock.com