読みづらいあなたのビジネスメールをすっきりさせる簡単な裏ワザ

 

「~することができる」

「~することができます」「~することが可能です」という言いまわし。文字通り「可能である」ことを述べる際に使い、とても便利。でも、多用すると文章が冗長になります

例えば

「○○を使えば、劣化のリスクを低減することができ、製品の性能低下を阻止することが可能であると考えられます」

という一文。「~することができる」「~することが可能である」という言い回しが一つの文に続けて用いられています。

マニュアルやレポートなどボリュームのある文章にこうした言い回しを繰り返し使うと、文字量ばかりがいたずらに増え、要点がぼやけてきます。「~すること」を省いて下記のように書き換えると文字量も減り、文がスッキリします。

「○○を使えば、劣化のリスクを低減し、製品の性能低下を阻止できると考えられます」

  • 阻止することが可能である → 阻止できる

とし、その前にある文は「できるが重なるので

  • 低減することができ → 低減でき → 低減し

に文を整えました。

また、「最適な方法を選定することができると考えられます」という一文は、「~することができると考えられます」といった遠回しな言い回しより「~できますと言い切るほうがわかりやすいです。

「最適な方法を選定することができると考えられます」

「最適な方法を選定できます」

言いまわしを変えるとご覧の通り、文字量は半減。文章を読み返すとき「~すること」を頻繁に使っていないかチェックしてみましょう。

image by: Shutterstock

 

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仕事上手はメール上手! 「ご返事」「お返事」どちらが正しい?
メールで間違いやすい敬語の使い方は? など、気になるビジネスメールの基本やマナーをご紹介。2005年1月創刊、まぐまぐ大賞「ビジネス・キャリア部門」入賞。「迷わず書けるメール術」など、メール対応関連の著書8冊刊行。まぐまぐ!から有料メールマガジン「仕事のメール心得帖」も配信

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【著者】 神垣あゆみ 【発行周期】 平日日刊

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