「たびたびお世話になっております」はNG。ありがちなメールの間違い

文中の名前

あるイベントの抽せんに当選しメールで通知が来ました。メールの宛名は私の名前になっているのですが、本文には、

「このたびは ○○○（イベント名）のお申し込みをいただき誠にありがとうございました。抽選を行い、△△さまが当選されましたので、お知らせ申し上げます。誠にお手数でございますが、添付文書に記した銀行口座に△△さまのご名義でチケット代をお振込送金していただきたくお願い申し上げます」

とありました。メール本文にある「△△さま」は別人の名前。おそらく、別の人宛てのメールをコピーして流用した際名前の部分を書き換え忘れているのだろうと推察しました。

念のため、「この当選メールは、神垣宛てでしょうか、△△さん宛てでしょうか？」と確認したところ、双方とも当選で、メールの名前の部分を書き換えぬまま送信していた旨を詫びる連絡がありました。

このケースではメールの言い回しには問題はないのですが、同じ文面を複数の人に送信する際、誰にでも起こりうる間違いなので取り上げました。

文面に名前を入れる場合、自動的に名前の部分を宛名と連動して自動変換してくれるアプリケーションもあるようですが、そうでないときは名前の書き換え漏れがないように注意が必要。

メールの文面に相手の名前を意識的に挿入すると、呼びかけているような印象を与え親しみが増すものですが、このように別人の名前が入ったままではせっかくの心遣いが台無しになってしまいます。

上記ようなケースでは間違いが起こる可能性が高いので

「抽選の結果、当選をお知らせいたします。つきましては、添付文書に記した銀行口座にご本人の名義で…」

として、文面に名前を入れるのは避ける方が無難かもしれません。送信前に読み返して間違いがないか確認することも必要です。

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『仕事美人のメール作法』
著者／神垣あゆみ
広島を拠点に活動するフリーランスのライター。若手ビジネスマン向けにメールマナーの基本を解説した『メールは1分で返しなさい！』（フォレスト出版）など著作多数。
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