空気が読めない参加者
そもそもオンライン会議と対面の会議で大きく違うのは、画面越しの情報共有だからか空気感がまったく違います。
対面の会議ではなんとなく話を聞いているだけでもどんなことを話してて、どういう方向に向かっているのかを全体の空気で感じることができますが、オンラインではそれがとても難しいと思っています。
つまり、オンラインだと途端に空気を読めなくなる人が多いということですね。
会議のゴールが明確ではないという問題は、リモート環境じゃなくても起こりうることだと思うのですが、対面ならそのリスクを場の空気感を感じ取ることでカバーできていました。
しかし、オンラインではそれが難しい。
これによって、流れが見えずについていけないという参加者や、発言のタイミングがわからない、もしくは発言を遠慮してしまい、発言者が偏ってしまうという問題につながっています。
解決策は、会議前に「具体的なテーマ」を設定すること
これにははっきりとした解決策があります。
会議のテーマをできるだけ具体的にしてしまうことです。細かい部分はぼかしますが、私が経験した例を挙げます。
あるとき“競合対策会議”なるものが緊急で飛び込んできました。競合対策と聞いて、この会議は何を話し合うのか、ぱっと想像できますでしょうか？
言葉の範囲が広すぎて、何について議論するのかがまったく想像できません。背景となる情報があれば思いつくかもしれませんが、何もなければさっぱりですよね。
そこで私がこのような提案をしました。「◯◯についての対策チームを決める会議を行う」と周知してほしい、と。
※◯◯は競合他社と入札を取り合う案件のこと
このように言われると、呼ばれた参加者側は、「◯◯についての対策を考えるんだな」「誰をアサインするか決めるんだな」とイメージできます。
会議の本題が明確になったことで、事前に自分の意見をまとめておくこともできるでしょう。
そのうえで、「この人をチームメンバーに推薦したいので、会議に呼んでもいいですか？」と提案をすることもできます。
ここまで考えてもらえると、参加者にはかなりの当事者意識がありますね。
逆に当初の抽象的な会議テーマのままにしてしまうと、呼ばれた側は何について話すのか、明確なビジョンが持てません。
その結果、「よくわからんけど、司会役に任せとけばいいか」と考え、当事者意識がなくなってしまいます。
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