会議が長すぎて、本来やらなければならない業務の進行を圧迫するのは避けたいもの。「毎回短くしようと思って臨むんだけど、気がついたら予定の時刻をとっくに過ぎてしまっている…」ということも多いでしょう。今回は、会議を短くする上でしておくべき準備、会議の進行テクニックをご紹介します。
資料は事前に配布しておく
会議中に最も無駄でかつ会議に参加するモチベーションを下げるのが「無味乾燥な資料の読み合わせ」です。
資料を読めばわかることを読み上げることに時間を割くのは無駄ですし、最も時間を取られます。
「とは言っても参加者の認識を統一したい」というのであれば、事前に資料を配布しておけばいいのです。
これもあまり前に配布してしまうと、後回しにされた結果読むのを忘れられることがあるので、会議２日前くらいがベストでしょう。
一昔前は、全員が集まってヨーイドン！で会議をしないと情報の共有がなかなか難しかったわけですが、現在は事前に資料を配布したり、議題に対して各自情報収集してもらったりすることは容易になっています。
会議ではあくまで参加者と議論をし、すり合わせをする、議決するということに注力すべきです。
会議当日に資料を配布して、読み合わせなしでいきなり議題に入るのはあまりいいやり方とは言えません。
会議の参加者が全員同じ認識を持っているとは限りませんし、手元に配られた資料に目を通すのが早い人、時間がかかる人と個人差があります。
また、事前に何らかの事情で会議に関する情報を特別多く持っている参加者がいた場合、その人が主導権を握ってしまい、他の参加者が「何だ。もう規定路線があるんだったらこの会議無駄じゃん」となる場合があります。
ブレインストーミングのようにその場でどんどんアイデアを出していくような内容だったら資料がなくてもいいかもしれませんが、そうでない場合は、会議の議題に関わる情報がまとまった資料は2日前くらいに配布しておきましょう。
出席者の選定
資料の準備と同じくらい重要なのが出席者の選定です。
会議の冒頭から最後まで、手元の資料を眺めて話を聞いているだけの傍聴人は不要です。
もちろん勉強会のようなニュアンスが強い会議であればいいかもしれません。
しかし、そうでもない限りは会議中に議論や報告などの役割を担う出席者を選ぶ必要があります。
あまりに基本知識や業務レベルに差がありすぎると、会議を進行する上で障害になることもあります。
これは現場に近いスタッフと現場から離れている管理職との間にも起こりますし、議題のトピックから離れた担当部署の人間が参加することでも起こり得ます。
話がうまく伝わらなかったり、本来の議題から離れて脱線したりすることが増えるのです。
会議のメンバーを招集する際には、テーマに合わせて参加者を絞ることも必要です。
「毎回役職者は全員参加することに決まっているし、なんで今回俺は呼ばれないんだ！となるから変えられない…」というのであれば、それこそ事前に資料を配布し参加者の認識を統一することで、当日起こりうるイレギュラーな脱線を防がなければなりません。
会議中はPC、スマホはだめ？
よく会議にはPC、スマホは持ち込み禁止にするべきと書いている本や記事を見かけますが、もはやそれは現実的ではありません。
順番が逆で、先に会議の時間を短くするべきなのです。
現在ではあらゆるビジネスのスピード感が早くなっています。
例えば営業マンが会議に参加する場合、スマホ持ち込み禁止の会議で2時間クライアントにレスポンスできなかったがためにトラブルが重症化した、新規の顧客を取りこぼした、他社に先を越された、となる場合があります。
これは「レスポンスが遅かったことが原因かどうか」が問題なのではなく、「もしこの時間にレスポンスできていたらこうだったのではないか」と社員に思わせてしまうことが問題なのです。
したがって、会議中であろうとなかろうと、必要な連絡はどんどん取るべきでしょうし、会議の時間はどんどん短縮するべきなのです。
テーマと時間はとにかく絞る
会議にはいくつか種類があります。
何かを議決するもの、ブレインストーミング、すり合わせをするものなどです。
どの会議においても、同時に3つも4つもテーマを設定するのはおすすめできません。
そもそも時間が長くなりますし、脱線する可能性が高まるからです。もう終わったテーマについて蒸し返されるようなことも頻繁に起こります。
そして、そういう会議は長くなるとわかっているため、会議室の予約やミーティングの時間も長めにとってあるでしょう。
時間があると思うと、より冗長になりやすいものです。
テーマはできれば1つ、時間は30分程度が理想です。
これであればむしろ15分もかからずに終わってしまう場合があるでしょう。それでいいのです。
字数の多い資料を当日に渡されて無味乾燥な時間を月2回、各3時間会議で浪費させられるより、コンパクトだけど意味のある資料を当日渡されて週1回15分の会議で済んだほうが、開催する側も参加する側もストレスがありません。
加えてテーマが明確で絞られている分、活発な内容になる可能性が高まります。
さいごに
もしあなたの会社で、会議の時間が必要以上に長かったり、だらだらとした会議にストレスを感じたりしているなら、今回紹介したような方法を取り入れてみてください。
時は金なり。スマートな会議で、時間の浪費とストレスを根絶しましょう！
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